Gedragcode Exertis Benelux

INTRODUCTIE

Bij Exertis streven we ernaar succesvolle langetermijnrelaties op te bouwen met al onze leveranciers. Wij werken voortdurend met u samen om ervoor te zorgen dat uw producten op de meest effectieve manier op de markt worden gebracht en dat de kopers van uw producten een hoog niveau van ondersteuning krijgen.

Wij willen deze relatie op een duurzame basis opbouwen, een relatie die op lange termijn zowel voor u als voor ons werkt. Daarom is het belangrijk dat alles wat we doen weliswaar commercieel gericht is, maar ook ethisch en wettelijk. Door deze aanpak worden uw bedrijf en uw reputatie evenzeer beschermd als die van ons. Wij zetten ons in voor deze aanpak op elk gebied van onze organisatie.

Om ons daarbij te helpen, hebben wij deze gedragscode opgesteld, waarin de belangrijkste ethische en wettelijke normen worden uiteengezet die van toepassing zijn op de zaken die wij samen doen. Zorg ervoor dat u de nodige stappen onderneemt om aan de in deze gedragscode genoemdenormen te voldoen, onder meer door deze gedragscode te delen aan de relevante personen binnen uw bedrijf.

Door de normen in deze gedragscode na te leven, zullen we een zakelijke relatie ontwikkelen die duurzaam is op lange termijn. Elk persoon die met ons te maken heeft, op elk niveau van senioriteit, moet zich vrij voelen om zijn bezorgdheid te uiten over de vraag of deze normen door Exertis worden nageleefd.

Als u een probleem heeft, willen wij dat graag weten. Voor zover dat wettelijk mogelijk is, zullen wij alle meldingen vertrouwelijk behandelen. Neem rechtstreeks contact met mij op of gebruik ons speciale e-mailadres [email protected].

Tim Griffin

Managing Director

DCC Technology & Exertis Group

"DOOR DE NORMEN VAN DEZE CODE TE VOLGEN, KUNNEN WE EEN ZAKELIJKE RELATIE ONTWIKKELEN DIE OP LANGE TERMIJN DUURZAAM IS"

OVER ONS

Exertis is één van de grootste en snelst groeiende leveranciers van technologische distributie en gespecialiseerde diensten. Exertis is de handelsnaam van de bedrijven in de DCC Technology division, één van de vier divisies binnen DCC PLC, een FTSE 100 organisatie. Wij zijn een wereldwijde distributeur van consumenten-, zakelijke en bedrijfsproducten.

Exertis is een leider in de distributie van technologie, het stimuleren van innovatie en het toevoegen van waarde via onze gespecialiseerde diensten.

Bij Exertis bestaat onze kernactiviteit uit de distributie van producten en diensten van 's werelds toonaangevende en opkomende technologiebedrijven, waarvan er zo'n 2.400 actief zijn. Wij zijn een belangrijk onderdeel van het kanaal dat ervoor zorgt dat de producten en oplossingen van onze leveranciers via ons netwerk van wederverkopers en retailers bedrijven en consumenten bereiken.

01 Gezondheid & veiligheid

Principe

Het waarborgen van de gezondheid en veiligheid van iedereen met wie wij te maken hebben, is van fundamenteel belang voor de bedrijfsprestaties en het zakelijk succes op lange termijn. Er is geen taak zo belangrijk dat u er niet voor kunt kiezen die veilig uit te voeren.

Wat betekent dit

• Wij zullen u altijd steunen wanneer u ervoor kiest veilig te werken.
• ls iemand in uw bedrijf van mening is dat de veiligheid in gevaar dreigt te komen, moet hij of zij zich in staat voelen om in te grijpen en het werk te stoppen.
• Onze leveranciers moeten alle toepasselijke wetten en voorschriften inzake gezondheid en veiligheid op het werk naleven en zorgen voor een schone, veilige en gezonde werkplek, die ontworpen is om ongevallen, verwondingen en ziekte tijdens het werk te voorkomen.
• Leveranciers die in een vestiging van Exertis werken, moeten werken op een manier die (i) hun eigen veiligheid en de veiligheid van anderen verzekert en (ii) in overeenstemming is met de toepasselijke gezondheids- en veiligheidsvereisten, met inbegrip van ons beleid en onze procedures.
• Leveranciers moeten hun werknemers, met inbegrip van nieuwe of overgeplaatste werknemers, een regelmatige en geregistreerde gezondheids- en veiligheidsopleiding geven.
• Alle noodgevallen die een impact kunnen hebben op de activiteiten van Exertis moeten onmiddellijk worden gemeld.
• U zult redelijke HSE-inspecties door ons vergemakkelijken. U bezorgt ons ook accurate
• informatie over de HSE-prestaties wanneer wij daar om vragen.
  
  

02 Werkgelegenheid

Principe

Exertis leeft de internationaal erkende mensenrechtennormen na, waaronder de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties, de Leidende Principes van het Bedrijfsleven en de Mensenrechten van de Verenigde Naties en de Verklaring over de Fundamentele Principes en Rechten op het Werk van de Internationale Arbeidsorganisatie. Wij vragen onze leveranciers hetzelfde te doen.

Wat betekent dit

In het bijzonder moet u ervoor zorgen dat uw werknemers en andere werknemers:

• een veilige werkomgeving krijgen;
• eerlijk en op tijd betaald worden voor het werk dat zij doen;
• ·niet worden onderworpen aan enige vorm van dwang door hun werkgever, zoals het moeten terugbetalen van grote leningen of het inhouden van hun paspoort
• ·niet worden gediscrimineerd op grond van hun geslacht, handicap, godsdienst, leeftijd, etnische afkomst, burgerlijke staat, seksuele geaardheid of enige andere status die door de toepasselijke wetgeving wordt beschermd
• ·niet onderworpen zijn aan enige vorm van slavernij; en
• ·niet jonger zijn dan de wettelijke minimumleeftijd voor tewerkstelling.

U dient ons onmiddellijk op de hoogte te stellen indien u op enig moment niet aan deze normen kunt voldoen.

In veel landen zijn in de nationale wetgeving normen vastgesteld die minstens even hoog zijn als die welke in de mensenrechtennormen zijn vervat. Waar dat het geval is, moet de nationale wetgeving worden gevolgd. Wanneer de nationale wetten echter geen passend beschermingsniveau bieden, moeten de mensenrechtennormen worden nageleefd. Indien zich een conflict voordoet tussen de nationale wetgeving en de internationale mensenrechtennormen, verwachten wij dat u de nationale wetgeving naleeft en tegelijk de mensenrechten tracht te beschermen.

03 Bescherming van het milieu

Principe

Wij verwachten van u dat u zich houdt aan alle wetten en regels die de bescherming van het milieu ondersteunen.

Wat betekent dit

U zult ervoor zorgen dat uw activiteiten worden uitgevoerd in overeenstemming met alle toepasselijke milieuwetten en -voorschriften, waaronder:

• het gebruik van natuurlijke hulpbronnen zoals water;
• het verlenen van vergunningen voor bepaalde activiteiten, opslag en emissies
• het veilige vervoer van producten
• het hergebruik van verpakkingen en andere vormen van afval; en
• koolstofemissies.

U dient ons beleid en onze procedures inzake milieubescherming na te leven wanneer u voor Exertis werkt, ook wat betreft het morsen of vrijkomen van producten die een impact hebben op het milieu of op derden.

04 Omkoping en corruptie

Principe

U zult niet betrokken zijn bij omkoping of enige andere vorm van corrupte activiteit.

Wat betekent dit

Er kan sprake zijn van omkoping wanneer een persoon niet handelt in het beste belang van de organisatie die hij vertegenwoordigt vanwege een persoonlijk voordeel dat hij heeft ontvangen of hoopt te ontvangen van een derde partij.

U zult in uw bedrijf een passend beleid handhaven en communiceren dat duidelijk maakt dat geen van uw werknemers steekpenningen mag aanbieden, geven of aanvaarden.

Meer in het bijzonder moeten geschenken, gastvrijheid, sponsoring of andere voordelen die u aanbiedt of ontvangt in het kader van het werk dat u voor Exertis doet, bescheiden zijn en niet bedoeld zijn om de uitkomst van een beslissing op ongepaste wijze te beïnvloeden.

05 Vertrouwelijke informatie

Principe

U zult geen vertrouwelijke informatie op ongepaste wijze delen of vertrouwelijke informatie gebruiken die niet in uw bezit zou mogen zijn.

Wat betekent dit

Hoewel wij altijd op de hoogte willen blijven van ontwikkelingen op de markt, willen wij niet dat u vertrouwelijke informatie met ons deelt die wij niet mogen ontvangen. En u mag evenmin vertrouwelijke informatie die u over ons hebt, met derden delen.

Als u ons per ongeluk vertrouwelijke informatie stuurt die wij niet hadden mogen ontvangen, moet u ons dat onmiddellijk laten weten. En als u onopzettelijk vertrouwelijke informatie over Exertis deelt met een derde partij, moet u ons dat ook onmiddellijk laten weten.

06 Gegevensbescherming en privacy

Principe

U zult persoonlijke informatie zorgvuldig en in overeenstemming met de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy verzamelen en gebruiken.

Wat betekent dit

Wij kunnen informatie verzamelen over onze werknemers, klanten of andere personen en u kunt die gegevens namens ons verwerken. Wanneer dit het geval is, moet u altijd de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy naleven en ervoor zorgen dat al uw werknemers die met die informatie omgaan, begrijpen dat die informatie veilig en om legitieme redenen moet worden gebruikt. U moet geschikte IT- en managementcontroles handhaven om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie op de juiste manier wordt gebruikt.

U dient ons onmiddellijk op de hoogte te stellen van eventuele incidenten - bijvoorbeeld een inbreuk op de gegevensbeveiliging - met betrekking tot informatie die u namens ons verwerkt.

07 Mededingingswetgeving (anti-trust)

Principe

U zult alle stappen nemen die redelijkerwijs nodig zijn om ervoor te zorgen dat u volledig in overeenstemming bent met de toepasselijke mededingingswetgeving (ook bekend als antitrustwetgeving).

Wat betekent dit

U aanvaardt dat Exertis steeds onafhankelijk zal handelen bij het nemen van haar commerciële beslissingen.

Zoals vermeld in artikel 5, mag u geen vertrouwelijke informatie over ons delen met één van onze concurrenten en mag u geen vertrouwelijke informatie die u over onze concurrenten heeft met ons delen.

Het is tegen de wet dat wij met u afspreken tegen welke prijs wij uw producten zullen verkopen of dat wij een overeenkomst of regeling hebben die een bodem legt onder de prijzen waartegen wij ze verkopen.

Hetzelfde geldt voor onze klanten. Het is tegen de wet dat wij hen vertellen tegen welke prijs zij uw producten kunnen verkopen of dat wij hen verplichten of stimuleren om hun prijzen boven een bepaald niveau te houden.

U zult ervoor zorgen dat u de relevante werknemers binnen uw bedrijf een passende opleiding geeft over de relevante mededingingswetten.

08 Naleving van de belastingwetgeving

Principe

U zult geen opzettelijke onderbetaling van verschuldigde belastingen verrichten of vergemakkelijken.

Wat betekent dit

U zult alle inkomsten correct aangeven en transparant zijn tegenover de belastingautoriteiten over uw transacties.U zult redelijke stappen ondernemen om te voorkomen dat uw werknemers, contractanten of vertegenwoordigers belastingontduiking door derden vergemakkelijken.

U zult ons onmiddellijk op de hoogte brengen als u zich zorgen maakt over handelingen van uw werknemers, contractanten of vertegenwoordigers in verband met uw transacties met Exertis, of als u vermoedt dat een andere partij in onze toeleveringsketen zich mogelijk schuldig heeft gemaakt aan belastingontduiking.

09 Intellectueel eigendom

Principe

U zult geen producten verkopen of diensten verlenen die opzettelijk of duidelijk inbreuk maken op de intellectuele eigendomsrechten van derden.

Wat betekent dit

U zult de intellectuele eigendomsrechten van derden respecteren door alleen gebruik te maken van handelsmerken, ontwerpen en technologie die rechtmatig zijn verkregen en waarvoor een licentie is verleend.

10 Productveiligheid & -kwaliteit

Principe

Wij respecteren de rechten van de consumenten van de producten die wij verkopen. Elk product dat u ons verkoopt moet veilig zijn, voldoen aan de relevante normen en vergezeld gaan van de wettelijk vereiste productinformatie.

Wat betekent dit

U dient ervoor te zorgen dat elk product dat u ons verkoopt veilig is voor het doel waarvoor het bestemd is en voldoet aan alle relevante normen voor dat product. U zult ons relevante productveiligheidsdocumentatie verschaffen of beschikbaar stellen, zoals wettelijk vereist kan zijn.U dient ons ook onmiddellijk op de hoogte te stellen wanneer u vermoedt dat een product onveilig is of niet voldoet aan de voor dat product relevante normen.

Indien van toepassing zult u zich inspannen om de bezorgdheid van klanten over de producten die u aan ons verkoopt op een bevredigende manier aan te pakken.

11 Uitvoercontroles en sancties

Principe

U zult zich strikt houden aan en zonder uitzondering uw zaken doen overeenkomstig alle toepasselijke wetten en voorschriften inzake exportcontrole, sancties en embargo's. Wat betekent dit

Sommige regeringen handhaven beperkingen op producten (met inbegrip van hun componenten, materialen, ontwerpen en technologie) en kunnen de levering van gecontroleerde producten aan bepaalde ontvangers en gebruikers verbieden of afhankelijk stellen van een vergunning. Zij kunnen ook beperkingen handhaven op het zakendoen met bepaalde landen, industriesectoren, organisaties of personen.

U zult passende controles uitvoeren om ervoor te zorgen dat de producten, of het nu hardware, software, informatie of diensten zijn, die u verkoopt, voldoen aan de toepasselijke exportcontroles en sanctiewetten.

U moet ons adviseren en de informatie over de exportcontroleclassificatie verstrekken, evenals ondersteunende documentatie en/of kopieën van toepasselijke vergunningen of vrijstellingen indien één van de producten die u verkoopt wordt geclassificeerd als producten voor tweeërlei gebruik of anderszins onderworpen is aan exportcontrolebeperkingen.

12 Conflictmineralen

Principe

Wij zullen geen producten verkopen die beperkte "conflictmineralen" bevatten.

Wat betekent dit

De VS en de EU hebben alle wetten aangenomen die het gebruik van mineralen uit door conflicten getroffen landen en regio's beperken. Wij vertrouwen erop dat u ervoor zorgt dat de producten die wij van u kopen geen conflictmineralen bevatten en, in het bijzonder, voldoen aan de vereisten van de Amerikaanse en EU-wetgeving op dit gebied.

U moet een passende en voortdurende due diligence uitvoeren en registreren in uw eigen toeleveringsketen om ervoor te zorgen dat conflictmineralen niet worden gebruikt of geïntroduceerd. U moet bewijs van uw due diligence op verzoek van ons beschikbaar stellen en u moet ons onmiddellijk op de hoogte brengen van elke overtreding waarvan u kennis krijgt.

13 Naleving

Principe

U beschikt over gepaste interne beleidslijnen en procedures om uw wettelijke en ethische verplichtingen te dekken, met inbegrip van de gebieden die in deze gedragscode aan bod komen. U zult ervoor zorgen dat u een adequate, nauwkeurige en veilige administratie bijhoudt, zodat u kunt aantonen dat u de code naleeft.

Wat betekent dit

Wij verwachten dat u over een passend geheel van interne controlemiddelen beschikt om ervoor te zorgen dat u aan de in deze code vervatte normen voldoet. Deze controlemechanismen moeten worden ondersteund door duidelijk leiderschap over ethische en nalevingskwesties van leidinggevende personen in uw bedrijf.

Het bijhouden van dossiers over uw interne controles, zoals risicobeoordelingen, beleidsmededelingen, opleidingen en andere interne mededelingen, is belangrijk omdat u daarmee kunt aantonen dat u die controles heeft uitgevoerd als er zich in de toekomst problemen voordoen.

Op dezelfde manier als wij met u communiceren over de onderwerpen die in deze Code aan bod komen, is het uw verantwoordelijkheid om uw beleid inzake deze onderwerpen mee te delen aan uw leveranciers, vertegenwoordigers en andere derden die bij uw bedrijf betrokken zijn.

Wij zullen passende maatregelen nemen wanneer een leverancier zich niet houdt aan de normen die in deze Gedragscode zijn vastgelegd. Dit kan inhouden dat wij geen verdere bestellingen meer plaatsen en dat wij onze overeenkomst beëindigen.